Как избежать лишних затрат на SaaS благодаря управлению программными активами (SAM)

За последние десять лет мы стали свидетелями взрывного роста количества SaaS-приложений на рынке. Текущий энтузиазм по поводу ИИ только подогревает этот бум облачных сервисов, так как организации спешат освоить новейшие предложения от новых поставщиков. В данной статье приводятся советы о том, как избежать неконтролируемого разрастания облачных приложений и эффективно оптимизировать свои затраты на SaaS.

Маркетинговые исследования показывают, что компании используют в среднем более 300 SaaS-приложений, а расходы на них достигнут около 232 миллиардов долларов к концу 2024 года. При этом, удивительно, что 53% из лицензий SaaS остаются неиспользованными — это не просто мелкое упущение; это значительная утечка ресурсов!

IT-командам и бизнес-единицам приходится сталкиваться с двумя основными вызовами в среде SaaS и облачных технологий: достижение необходимой прозрачности в инфраструктуре, а также контроль за растущими затратами на ПО. Ориентироваться в огромном количестве SaaS-приложений может быть очень сложно, с учетом множества опций и категорий затрат, которые необходимо учитывать.

То, что ранее называли теневым ИТ, превратилось в то, что теперь называется департаментным или "демократизированным ИТ". Традиционная роль ИТ-отделов как хранителей технологий ослабевает, поскольку технологии становятся необходимыми для каждого аспекта бизнеса. Например, команда HR может лучше разбираться в выборе программного обеспечения для управления персоналом, таком как SAP Success Factors, чем ИТ-отдел.

Будьте готовы взять под контроль ваш технологический ландшафт. Поскольку различные департаменты и отдельные лица действуют автономно в своих технологических решениях, это часто приводит к неконтролируемому распространению приложений. Такое распространение инструментов, каждый из которых, по сути, дублирует функциональность, оказывается неэффективным с точки зрения финансов, производительности и управления.

Давайте признаем необходимость упрощения. Увеличение числа контрактов вносит ненужную сложность, отсутствие стандартизации порождает беспорядок, а неконтролируемое распространение приложений создает повышенные риски. Тем не менее, в данной ситуации есть решение.

ИТ-команды и бизнес-единицы оказываются под давлением, исходящим от CTO, CFO и других руководителей, побуждающих их улучшать видимость ИТ и сокращать затраты на фоне глобальных вызовов. Сражаясь с чувством потери контроля и прозрачности, усугубленными такими тенденциями, как децентрализация, они сталкиваются с неконтролируемыми затратами на SaaS, которые мешают им в достижении целей по управлению бюджетом.

Воспользуйтесь убедительной стратегией: оптимизация SaaS через управление программными активами (SAM). Этот подход дает возможность эффективно контролировать расходы на SaaS и раскрывать значительные возможности для экономии ИТ бюджета. Суть заключается в концентрации усилий там, где они принесут наибольший результат. Знакомы с правилом 80/20? Оно применимо и здесь, так как всего лишь 20% вашего программного обеспечения может дать целых 80% экономии ваших сбережений. Первый десяток ключевых SaaS-приложений в вашей организации имеет решающее значение, составляя примерно 30% потенциальной экономии. Таким образом, особое внимание к 10-15 самым важным приложениям в организации становится очень важным и служит мощными рычагами для улучшения итогового результата.

На протяжении многих лет корпоративные клиенты USU с большими ИТ-инфраструктурами извлекают выгоду за счет экономии ИТ-затрат в 30% и более, снижая риски в области технологий. Они достигают этого, следуя простому, но эффективному пути оптимизации SAM и SaaS:

1. Идентификация и устранение неиспользуемых аккаунтов
   Начните свою оптимизацию затрат на ПО с выявления и устранения или перераспределения неиспользуемых SaaS-аккаунтов, открывая немедленные возможности для экономии.

2. Оптимизация использования приложений и подписок 
   Анализируйте паттерны использования, чтобы выявить возможности для снижения затрат, переводя подписки на более экономичные варианты, обеспечивая соответствие расходов вашим реальным потребностям.

3. Автоматизация назначения и отвязки лицензий  
   Используйте автоматизацию для упрощения управления SaaS-аккаунтами, снижая операционные расходы и повышая эффективность.

4. Снижение неконтролируемого распространения приложений 
   Консолидируйте приложения для минимизации дублирования и пересечения, повышая производительность, снижая риски и сокращая затраты.

5. Проактивное управление обновлениями 
   Примите проактивную позицию по обновлениям SaaS, используя расширенные инсайты для переговоров с вендорами о лучших условиях, предугадывая потребности и избегая поспешных решений.

Внимание, руководители ИТ, бизнес-руководители и все владельцы бюджета —необходимо подходить к делу проактивно сегодня, чтобы добиться контроля над растущими затратами на SaaS завтра. Применяйте действенные стратегии и инструменты, которые помогут вам взять инициативу в свои руки.

Когда вы сосредотачиваетесь на оптимизации затрат на SaaS, вы не просто вносите изменения — вы восстанавливаете контроль над вашими затратами на SaaS и вашим IT-портфолио. Это не только снижает риски теневого ИТ и бесконтрольного распространения программного обеспечения, но и дает вам возможность четко управлять ситуацией.

Помните, сокращение затрат на SaaS — это не разовое решение; это путь к постоянному совершенствованию. Оставайтесь на шаг впереди, регулярно оценивая свой SaaS-ландшафт, внедряя умные стратегии экономии и корректируя бюджет. Таким образом, вы обеспечите максимальную ценность своих инвестиций в SaaS по наилучшей цене.

Дайте нам знать, если у вас есть дополнительные вопросы или если вы заинтересованы во встрече, где мы можем проанализировать и обсудить ваши возможности в экономии затрат на ИТ активы в рамках живой демонстрации. Узнайте больше о USU Software Asset Management и запланируйте бесплатную консультацию.

Автор: Christian Achenbach, Менеджер по глобальному маркетингу продуктов USU